Que no te ganen las urgencias

Ante una urgencia, el resto de las tareas pueden esperar. Urgencia se define como una actividad imprevista prioritaria que se debe solucionar a la brevedad. De ella podrían depender otras de menor importancia que acabarán teniendo repercusiones a lo largo de las tareas de la jornada.

Hay que saber diferenciar las urgencias de los simples imprevistos que pueden esperar un poco o incluso agregarse a la lista que pendientes. Para lograrlo, es necesario tomarse un momento y evaluar la situación racionalmente; teniendo siempre en cuenta que si el imprevisto no amenaza los objetivos del día o la continuidad de un proyecto sólido o futuro de la empresa, no es una situación apremiante y será mejor seguir con el plan de trabajo sin modificarlo.

Dado que las urgencias se presentan frecuentemente, se debe capacitar al personal para que sepa atenderlas y administrarlas sin descuidar la productividad, imagen y el nivel de atención a los clientes.

Se debe aprender a observar e identificar a los colaboradores que manifiesten conductas con tendencia al conformismo, la pasividad e incluso la negligencia, pues estos elementos afectarán no sólo al área del implicado, sino a las que tengan directa relación con su trabajo. Facilitar cursos y pláticas sobre motivación y efectividad puede ayudar a mantener al equipo en sintonía con el ritmo y necesidades de la organización.

Puntos a tomar en cuenta para la prevención y el manejo de las urgencias en la empresa:

–Motivación. Un colaborador motivado y contento con lo que hace, toma las urgencias de forma más receptiva que uno extenuado. Mantener un ambiente positivo y amigable en la oficina, ayudará a que el equipo no obstaculice su propio desempeño ante los posibles imprevistos.

–Puntualidad. Entregar en tiempo y forma todos los proyectos disminuirá las tensiones cuando una urgencia se presente. Recordar al personal que una demora en las entregas puede causar retrasos en otras áreas relacionadas es una buena clave para inducirles a la puntualidad.

–Disciplina y compromiso. La buena calidad en el trabajo elaborado, minimizará las probabilidades de que se presenten imprevistos; por otro lado, el compromiso hacia la corporación y el mismo equipo de trabajo, facilitará que los colaboradores sientan la necesidad de responder raudamente a cualquier situación inesperada de forma proactiva.

–Evitar la procrastinación. Dejar el celular (o cualquier dispositivo) si no es para asuntos importantes y no perder el tiempo revisando correos o mensajes de texto que te alejen de las tareas importantes.

–Serenidad. Si a pesar de los puntos anteriores, en la jornada los imprevistos de importancia se acumulan, siempre será mejor mantener la calma y organizarlos, en vez de dejarse llevar por la emoción hasta quedar en un punto no funcional, que sólo aplazará la resolución de las urgencias, en lugar de resolverlas.

–Visión a futuro. Dejar tiempo en la agenda para las urgencias es una idea a tomar en consideración. Si estas no surgen, no afectará en nada y se podrá aprovechar el tiempo muerto para otra cosa; si en cambio se presentan, no se desestabilizará la jornada de trabajo.

Redacción