Digitalización en RRHH: un tema esencial durante la pandemia

A principios de 2020, la pandemia les envió a las empresas un recordatorio que no deberán olvidar nunca si quieren mantenerse a la vanguardia: ¡las condiciones laborales y formas de trabajo pueden cambiar en cualquier momento! Un conflicto social, cuestiones políticas, o un virus, como hace 2 años, pueden obligar a las compañías a transformar sus dinámicas.

En las áreas de recursos humanos (RRHH) no es la excepción. El coronavirus mandó a los colaboradores a sus casas, pero la gestión de captación y desarrollo de personal no podía detenerse. A distancia, con tecnología, las actividades debían seguir. Pero ¿qué tan preparados estaban los profesionales de RRHH para mudarse al mundo digital?

Un reciente reporte sobre Tendencias de RRHH, de DocuSign, entrevistó a mil encargados de toma de decisiones e influenciadores de recursos humanos. En México solo el 19% de los encuestados se manifestó como “muy preparado” para adaptarse laboralmente ante la pandemia por COVID-19, mientras que el 71% se declaró como “algo preparado” o “neutral”.

Si una organización planifica sus siguientes pasos basada en los cambios contextuales que se vislumbran en el mundo será más probable que sobreviva. Debido a la explosión tecnológica de las últimas décadas, desde hace años ha sido un “must” para las empresas acercarse a la digitalización, la pandemia fue el último paradigma que aceleró esta transición.

De acuerdo con el mismo reporte, para el 73% incrementó la urgencia de adoptar nuevas tecnologías a medida que sus organizaciones se preparan para futuras alteraciones. Entre los procesos que más les interesa automatizar a las áreas de RRHH están:

• La promoción de empleados (53%);
• La planeación de desempeño (52%);
• La contratación (48%); y
• La transferencia de colaboradores (48%).

En todos los casos hablamos de labores que implican una gran cantidad de papeleo e innumerables horas hombre que se pueden reducir desde un entorno digital.

¿Por qué quieren digitalizarse los profesionales de RRHH?

No existe una respuesta corta para esta pregunta. El uso de herramientas digitales les brinda a quienes trabajan con capital humano beneficios en múltiples aristas, desde los relacionados directamente con el performance laboral, como la velocidad en la que se realizan los procesos, hasta aquellos que tienen que ver más con la calidad de vida dentro de las corporaciones.

A nivel global, el estudio señala que con el uso de software para RRHH los equipos de trabajo buscan principalmente:

• Ahorrar tiempo (57%);
• Reducir errores (55%); y
• Mejorar la experiencia de los empleados (51%).

No son casualidad estas necesidades: atenderlas tiene impacto directo en la economía de las empresas. Una gestión de documentos rápida y eficiente permite que las empresas dediquen tiempo a actividades más estratégicas. Mientras que completar papeleo puede tomar varios días, con sistemas de gestión de contratos, un acuerdo puede cerrarse en minutos.

¿Qué pueden hacer las compañías con ese tiempo excedente? Los equipos de ventas pueden buscar nuevas oportunidades de negocio, y las de RRHH pueden dedicar más horas a desarrollar estrategias para mejorar el desempeño y satisfacción de los empleados – mucho mejor usar el tiempo para mejorar el performance que para actividades rutinarias en las que la tecnología puede ayudar.

Además de ahorrar papel y almacenar en la nube, las empresas pueden ganar mucho al pasarse a lo digital: la experiencia de los empleados mejora, pues ahora tienen una herramienta para hacer las “partes aburridas del trabajo” – no solo en recursos humanos; también en finanzas, legal o ventas.

Organizaciones con empleados felices tienen menor rotación de personal, cuestión que también tiene beneficio económico en áreas especializadas, porque no es alentador invertir dinero en buscar y contratar especialistas que renunciarán a los pocos meses debido a que no disfrutan su trabajo.

Estos beneficios ya no son novedad para muchas empresas y los tomadores de decisiones lo saben. Ya no se preguntan ¿debería adoptar tecnología en mi empresa?, más bien se cuestionan ¿qué herramientas debería adquirir? Entre las herramientas priorizadas por los equipos de RRHH en los próximos 5 años, el estudio encontró:

• Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS) (85%);
• Soluciones de desempeño de empleados (61%);
• Gestión de capacitación (58%);
• Software de firma electrónica (56%); y
• Gestión de ciclo vital de contratos (CLM) (53%).

Retos por hacer frente

Si bien el panorama luce alentador, existen retos que deben afrontar las compañías para lograr sus objetivos con la ayuda de la tecnología. Uno de estos es que el personal sepa sacarle todo el provecho a las herramientas que tiene a su disposición.

No contar con aliados tecnológicos para hacer mejor el trabajo es una mala noticia, pero haber invertido en equipo y no saber explotar todas sus bonanzas tampoco es lo mejor en términos de costo-beneficio. Lamentablemente esta es una realidad en múltiples organizaciones. A nivel global, la mitad de los entrevistados dijo que solamente le sacaba el 50% o menos de provecho al software que tenía a la mano.

En México los encuestados citaron la capacitación insuficiente (37%) como la segunda razón más importante que evita que se use al máximo el software de RRHH, pero el obstáculo más grande para ellos fue la falta de integración con otros sistemas y herramientas (44%). Cerca de un tercio de los encuestados en el mundo dijo que la gestión de prestaciones, la solución de desempeño de empleados y el software de monitoreo de solicitantes, entre otras herramientas, solo estaban parcialmente integradas con su suite de gestión de recursos humanos (HRMS, por sus siglas en inglés).

Aunque existan obstáculos, para la mayoría de profesionales de recursos humanos ya es una prioridad digitalizarse. La pandemia fue un catalizador, pero más allá de la contingencia el uso de la tecnología ya era una tendencia. Los millennials y gen Z, nativos digitales que hace unos años eran infantes o adolescentes, hoy ya están en el mercado laboral y es con la tecnología que los equipos de RRHH pueden mejorar su relación con ellos.  En México, el 49% de los abordados ya considera el uso moderno de tecnología para atraer y retener personal. Vivimos en otros tiempos, será la capacidad de adaptación de las áreas ante la tecnología la que determine qué empresas lograrán sus metas.

Conoce los resultados del Reporte sobre Tendencias de RRHH.

DocuSign encuestó a mil 68 encargados de toma de decisiones e influenciadores de RRHH durante noviembre de 2020. Los participantes provenían de 10 países (entre ellos México) y 5 continentes.